秘书应具备的电话礼仪
来源:才华咖 本文已影响1.01W人
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如果你用了一个新秘书,应教你的秘书有一个良好的电话礼仪,并逐渐把所有要领灌输给她。希望下文对大家有参考作用~
秘书良好的电话礼仪首先是让她不要过多地参与你的电话,使你几乎不能直接和来电人联系。为此,作为她的老板,你至少应该给她提供如下的名单:
·你的至亲的人——家人、朋友、医生、老师…那些可以立刻与你取得联系的人。接到这类电话,秘书会说:“我知道老板很想立即与你通话。”
你的`重要客户——如果你有时间就和他们通话。如果暂时没有时间,秘书应说:“我知道老板很想接你的电话,他现在正在接另一个长途电话,等他处理完,我会叫他打回电给你的。”
你不想接听电话的人——接到这类电话,秘书则说:“我很抱歉,老板目前仍在开会,他没有时间来接电话。所以我只能建议你把你要说的写封信,然后寄到办公室来。”
同时要告诉秘书,不要让任何人等待超过15秒,如果你不得不持续时间长一点,让他告诉来电的人你会在几分钟之内回电给他!然后务必要做到。
此外,还要教你的秘书怎样将电话转给其他的人。换句话说,让她多了解公司,什么人是负责什么事的,以便当你不在的时候,她可以知道将电话转给其他也有能力解决此类问题的人。
秘书日常工作程序提前到达上班地点
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负责本人及领导办公场所卫生清洁
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领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放
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分拆信件、分送报纸
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领导到达时
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提示领导本日日程 汇报有关事项 询问领导本日日程
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督办重要事项,急事急办
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进行正常事务工作
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接听电话 接待来宾 资料整理 撰写文稿 打印复印 来往文件 领导随并记录 并校对 收发传真 处理催办 叫服务
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领导临时交办的其他任务
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下班时间向领导征询需办事项
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确定是否陪领导或在家加班
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检查文件、锁具、电器、电源情况后下班
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