初级审计师《审计理论与实务》考点:业务循环中的内部控制
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业务循环中的内部控制
控制活动要素----业务授权控制,职责分工控制,凭证与记录控制,实物控制,独立检查
1.职责分工
采购、验收、付款和记录要由不同的职能部门或人员负责。
职责分工:(哪些需要分离,不分离的后果)
(1)提出采购申请与批准采购申请相互独立,以便加强对采购的控制;
(2)批准请购与采购部门相互独立,以防止采购部门购入过量或不必要物资而对企业整体利益产生损害;
(3)采购审批,合同签订与合同审批相互独立,防止虚列支出;
(4)验收部门与财会部门相互独立,保证按真实收到的商品数额登记入账;
(5)应付款项记账员不能接触现金、有价证券和其他资产,以保证应付款项记录的真实性,正确性;
(6)内部检查与有关执行和记录工作相互独立,以保证内部检查的独立性和有效性。
2.信息传递程序控制
(1)授权程序
有效的内部控制要求采购与付款业务的各个环节要经过适当的'授权批准:
①企业内部建立分级采购批准制度;
②只有经过授权的人员才能提出采购申请;
③采购申请经独立于采购和使用部门以外的被授权人的批准,以防止采购部门购入过量或不必要的商品,或者为取得回扣等个人私利而牺牲企业利益;
④签发支票要经过被授权人的签字批准,保证货款是以真实金额向特定债权人及时支付。
(2)文件和记录的使用
①收到购货发票时,财会部门应将发票上所记的商品规格、数量、价格、条件及运费与订购单、验收单上的有关资料核对相符后入账;
②对关键性凭证要预先编号,由经手人按编号归档保存,并由独立人员定期检查存档文件的连续性;订购单中要有足够的栏目和空间,详细反映订货要求;
③建立付款凭单制,以付款凭单作为支付货款的依据;
④设置采购日记账,及时完整记录所有采购业务;
⑤对每一供应商设立应付款项明细账,并与总账平行登记。
(3)独立检查
由独立于业务经办的人员对卖方发票、验收单、订购单、请购单进行独立检查,确保实际收到的商品符合订购要求。定期对账,按月向供应商取得对账单。检查银行存款日记账记录的付款与银行对账单的一致性。
3.实物控制
采购与付款业务中的实物控制包括两个方面,(1)加强对已验收入库的商品的实物控制,限制非授权人员接近存货。(2)限制非授权人员接近各种记录和文件,防止伪造和篡改会计资料。特别应注意对支票的实物控制,不得让核准或处理付款的人接触;未签发的支票应予以安全保管;作废的支票予以注销或另加控制,防止重复开具支票。
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